Ada tiga bentuk komunikasi dalam bisnis yang akan kita bahas disini:
Teknik 1. FACE TO FACE COMMUNICATION
Komunikasi
tatap muka merupakan hal penting dalam dunia bisnis dan perkantoran.Bentuk
komunikasi tatap muka biasanya diimplementasikan dalam bentuk: a) memberikan
pengarahan, b) memberikan instruksi, c) rapat kerja, d) briefing , dan e)
kegiatan promosi, seperti promosi produk atau kegiatan baik intern maupun
kepada masyarakat luas/publik.
tatap muka merupakan hal penting dalam dunia bisnis dan perkantoran.Bentuk
komunikasi tatap muka biasanya diimplementasikan dalam bentuk: a) memberikan
pengarahan, b) memberikan instruksi, c) rapat kerja, d) briefing , dan e)
kegiatan promosi, seperti promosi produk atau kegiatan baik intern maupun
kepada masyarakat luas/publik.
Prinsip-prinsip
komunikasi tatap muka:
- Persiapan
yang matang dan detail mengenai
pengetahuan, konten/materi, kelengkapan materi, dan catatan-catatan penting, - Persiapan
presentasi, misalnya pertimbangan audience atau
orang-orang penting yang akan dijumpai, - Persiapan
alat bantu presentasi, misalnya PowerPoint, LCD, maupun perlengkapan audio-visual lainnya. - Giving
instructions atau memberikan instruksi merupakan
salah satu contoh komunikasi tatap muka.
Tiga
aspek penting dalam memberikan instruksi:
aspek penting dalam memberikan instruksi:
- The
circumstances - The
nature of instructions - The need
for practice and recapitulations
The
circumstances
circumstances
The circumstances
meliputi: 1) tempat, 2) jumlah individu,
dan karakteristik individu yang diberikan instruksi.
meliputi: 1) tempat, 2) jumlah individu,
dan karakteristik individu yang diberikan instruksi.
- TEMPAT:
lokasi yang digunakan untuk memberikan instruksi - JUMLAH
INDIVIDU: apabila
jumlah peserta banyak, sebaiknya dilakukan di ruangan yang memadai - KARAKTERISTIK INDIVIDU: perlu mempertimbangkan karakter
individu, misalnya instruksi kepada pegawai baru berbeda dengan instruksi
kepada pegawai lama
The
nature of the instruction
nature of the instruction
- Instruksi:
rangkaian pesan untuk disampaikan - Pertimbangan
dalam memberikan pesan dilihat dari tujuannya: - Mengetahui
poin-poin penting yang harus disampaikan - Cara
pemyampaian yang sistematis (berurutan) dan menarik
The need
for practice and recapitulation
for practice and recapitulation
- Dalam
memberikan instruksi diperlukan pertimbangan apakah instruksi tersebut harus
dilakukan dalam suatu praktik atau tidak. - Apabila
perlu praktik, maka prosedur pelaksanaan dan cara pelaksanaan perlu
disampaikan.
Teknik 2. COMMUNICATION
USING TECHNICAL AIDS
USING TECHNICAL AIDS
Disini kita akan dijelaskan komunikasi dunia bisnis dengan bantuan dua jenis
peralatan teknis: 1) The telephone systems, dan 2) Information Technology.
peralatan teknis: 1) The telephone systems, dan 2) Information Technology.
Telepon
saat ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas, misalnya last number redial,
number memories, dan number display. Information
technology atau IT saat ini marak
digunakan, misalnya email, jaringan sosial, dll.
saat ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas, misalnya last number redial,
number memories, dan number display. Information
technology atau IT saat ini marak
digunakan, misalnya email, jaringan sosial, dll.
Teknik 3. TELEPHONE
LANGUAGE
Telephone
language: tata cara berkomunikasi
melalui telepon dalam dunia bisnis dan perkantoran.
language: tata cara berkomunikasi
melalui telepon dalam dunia bisnis dan perkantoran.
Dua hal
penting bahasa komunikasi melalui telepon: Outgoing
calls dan Incoming
calls
penting bahasa komunikasi melalui telepon: Outgoing
calls dan Incoming
calls
Outgoing calls: telepon keluar.
Langkah-langkah
yang perlu dipertimbangkan:
yang perlu dipertimbangkan:
- Mengidentifikasi/menyebutkan
nama - Meminta
untuk berbicara dengan orang yang dituju - Memberikan
informasi lebih lanjut - Menjelaskan
tujuan menelepon - Mengatakan
bahwa kita mengerti - Meninggalkan
pesan - Mengucapkan
terima kasih - Mengakhiri
pembicaraan
Incoming calls: telepon yang masuk ke nomor kita.
Langkah-langkah
yang perlu dipertimbangkan:
yang perlu dipertimbangkan:
- Menyampaikan
salam, menyebutkan nama perusahaan, dan identitas diri/nama - Menawarkan
bantuan - Menanyakan
identitas penelepon - Menanyakan
informasi lanjutan - Menyambungkan
telepon dengan orang lain yang dituju - Memberikan
penjelasan bahwa orang yang ditelepon tidak ada - Menawarkan
tindakan alternatif - Merespon
ucapan terima kasih
(Sumber: Materi Kuliah English for Bussiness UT)