Communication in Business

Ada tiga bentuk komunikasi dalam bisnis yang akan kita bahas disini:

Teknik 1. FACE TO FACE COMMUNICATION

Komunikasi tatap muka merupakan hal penting dalam dunia bisnis dan perkantoran.Bentuk komunikasi
tatap muka biasanya diimplementasikan dalam bentuk: a) memberikan pengarahan, b) memberikan instruksi, c) rapat kerja, d) briefing , dan e) kegiatan promosi, seperti promosi produk atau kegiatan baik intern maupun kepada masyarakat luas/publik.

Prinsip-prinsip komunikasi tatap muka:

• Persiapan yang matang dan detail  mengenai pengetahuan, konten/materi, kelengkapan materi, dan catatan-catatan penting, 
• Persiapan presentasi, misalnya pertimbangan audience atau  orang-orang penting yang akan dijumpai, 
• Persiapan alat bantu presentasi, misalnya PowerPoint, LCD, maupun perlengkapan audio-visual  lainnya. 
• Giving instructions  atau memberikan instruksi merupakan salah satu contoh komunikasi tatap muka.

Tiga aspek penting dalam memberikan instruksi:

• The circumstances
• The nature of instructions
• The need for practice and recapitulations

The circumstances

The circumstances  meliputi: 1) tempat, 2) jumlah individu, dan karakteristik individu yang diberikan instruksi.

• TEMPAT:  lokasi yang digunakan untuk memberikan instruksi
• JUMLAH INDIVIDU: apabila jumlah peserta banyak, sebaiknya dilakukan di ruangan yang memadai
• KARAKTERISTIK INDIVIDU: perlu mempertimbangkan karakter individu, misalnya instruksi kepada pegawai baru berbeda dengan instruksi kepada pegawai lama

The nature of the instruction

• Instruksi: rangkaian pesan untuk disampaikan
• Pertimbangan dalam memberikan pesan dilihat dari tujuannya:
• Mengetahui poin-poin penting yang harus disampaikan
• Cara pemyampaian yang sistematis (berurutan) dan menarik

The need for practice and recapitulation

• Dalam memberikan instruksi diperlukan pertimbangan apakah instruksi tersebut harus dilakukan dalam suatu praktik atau tidak.
• Apabila perlu praktik, maka prosedur pelaksanaan dan cara pelaksanaan perlu disampaikan.

Teknik 2. COMMUNICATION USING TECHNICAL AIDS

Disini kita akan dijelaskan komunikasi dunia bisnis dengan bantuan dua jenis peralatan teknis: 1) The telephone systems, dan 2) Information Technology.

Telepon saat ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas, misalnya last number redial, number memories, dan number display. Information technology atau IT  saat ini marak digunakan, misalnya email, jaringan sosial, dll.

Teknik 3. TELEPHONE LANGUAGE

Telephone language:  tata cara berkomunikasi melalui telepon dalam dunia bisnis dan perkantoran.

Dua hal penting bahasa komunikasi melalui telepon: Outgoing calls dan Incoming calls

 

Outgoing  calls: telepon keluar.

Langkah-langkah yang perlu dipertimbangkan:

• Mengidentifikasi/menyebutkan nama
• Meminta untuk berbicara dengan orang yang dituju
• Memberikan informasi lebih lanjut
• Menjelaskan tujuan menelepon
• Mengatakan bahwa kita mengerti
• Meninggalkan pesan
• Mengucapkan terima kasih
• Mengakhiri pembicaraan

Incoming  calls: telepon yang masuk ke nomor kita.

Langkah-langkah yang perlu dipertimbangkan:

• Menyampaikan salam, menyebutkan nama perusahaan, dan identitas diri/nama
• Menawarkan bantuan
• Menanyakan identitas penelepon
• Menanyakan informasi lanjutan
• Menyambungkan telepon dengan orang lain yang dituju
• Memberikan penjelasan bahwa orang yang ditelepon tidak ada
• Menawarkan tindakan alternatif
• Merespon ucapan terima kasih 

 (Sumber: Materi Kuliah English for Bussiness UT)

Baca Juga Artikel Terkait:

Demikian pembahasan tentang Communication in Business. Semoga dapat menambah pemahamannya tentang English for Economic,. Kritik dan saran melalui kolom komentar dibawah. Save dan share artikel ini untuk berbagi pengetahuan dengan klik ikon dibawah ini.